會計師事務(wù)所審計底稿的電子化

　　隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會信息化程度的逐步提高，傳統(tǒng)的以“紙+筆+計算器”為工具的審計方式日益顯得低效和不經(jīng)濟(jì)，如何利用計算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)的審計方式進(jìn)行改造，是國內(nèi)會計師事務(wù)所面臨的一項緊迫任務(wù)，本文結(jié)合底稿電子化的實踐談點體會，供同行們參考。

　　電子化底稿的優(yōu)勢

　　1.電子化底稿可方便審計人員共享資料，提高審計效率。審計工作是一種團(tuán)隊工作，其效率依托于有效的信息共享。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)底稿工作方式下，審計小組成員各自按分工編制底稿，相互查閱很不方便。審計工作底稿實現(xiàn)電子化后，審計人員能方便地通過公司內(nèi)部的局域網(wǎng)或?qū)徲嬓〗M現(xiàn)場的對等網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，相互之間查閱審計底稿只需要點點鼠標(biāo)即可輕松實現(xiàn)，而且審計人員之間互不影響，從而可以極大提高審計效率。另外，在傳統(tǒng)的“紙+筆+計算器”工作方式下，大量的計算工作利用計算器完成，審計人員為了確保計算結(jié)果的準(zhǔn)確，往往要驗算二到三遍，浪費大量時間。在電子化底稿工作條件下，審計人員只需要進(jìn)行初始的數(shù)據(jù)錄入，計算工作由計算機(jī)自動完成，計算結(jié)果準(zhǔn)確，無須驗算，可節(jié)約時間，提高審計效率。

　　2.有利于事務(wù)所積累審計經(jīng)驗，提高知識管理水平。底稿電子化后，審計人員在實際工作中積累的經(jīng)驗可以很方便地及時轉(zhuǎn)化為指導(dǎo)以后審計工作的模板，并可及時更新審計程序，實現(xiàn)審計經(jīng)驗的共享。一旦國家頒布新的會計準(zhǔn)則和審計準(zhǔn)則，事務(wù)所利用電子化底稿也能迅速作出反映，調(diào)整自己的審計程序。而在傳統(tǒng)的紙介質(zhì)底稿的方式下，為了提高效率，事務(wù)所一般將審計程序印刷在紙上，在印刷時為節(jié)約成本，印刷批量一般較大。一旦批量印刷完成，審計程序無法批量進(jìn)行調(diào)整，只能在使用時由審計人員進(jìn)行調(diào)整，而這往往需要事務(wù)所進(jìn)行大量的宣傳和培訓(xùn)才能做到。這樣，國家頒布新的會計準(zhǔn)則和審計準(zhǔn)則的新要求和事務(wù)所內(nèi)部的審計經(jīng)驗難以及時轉(zhuǎn)化成審計程序，不利于提高審計質(zhì)量和降低審計風(fēng)險。

　　3.有利于強(qiáng)化審計質(zhì)量控制。在傳統(tǒng)的“紙+筆+計算器”的工作方式下，事務(wù)所內(nèi)部的三級復(fù)核和質(zhì)量檢查都是通過紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的方式實現(xiàn)的，控制力度不大。在電子底稿中，通過設(shè)置控制點，每個員工都有自己的用戶名和密碼，底稿的編制、復(fù)核、檢查都實現(xiàn)計算機(jī)自動簽名，可以方便而嚴(yán)格地控制業(yè)務(wù)流程，保證事務(wù)所的質(zhì)量控制政策和程序的貫徹執(zhí)行。由此可大大強(qiáng)化三級復(fù)核和質(zhì)量檢查工作，提高復(fù)核和質(zhì)量檢查水平。

　　4.電子化底稿擴(kuò)大了審計底稿的素材范圍。有了電子底稿后，除了紙質(zhì)底稿外，錄音材料、錄像材料、電子照片均能構(gòu)成審計底稿，審計人員可以充分利用信息技術(shù)手段方便快捷搜集審計證據(jù)，從而降低審計風(fēng)險。

　　5.減輕審計人員的攜帶負(fù)擔(dān)，方便審計工作底稿的保管、檢索和查閱。底稿電子化后，所有底稿皆可以儲存于筆記本電腦中，審計人員無需攜帶沉重的紙介質(zhì)底稿。而且底稿完成后，歸檔于服務(wù)器或刻錄成光盤，方便保管和以后的檢索、查閱。由于紙張消耗的大幅度降低，既可以大幅度減少事務(wù)所底稿的保管費用，也符合國家的環(huán)保政策。

　　電子化底稿實現(xiàn)的條件和途徑

　　實施底稿電子化不僅是底稿介質(zhì)的變化，實際也是通過計算機(jī)技術(shù)對現(xiàn)有的審計方式進(jìn)行的一場深刻的變革，需要審計人員進(jìn)行審計理念上的變革。在這個過程中，事務(wù)所應(yīng)不斷總結(jié)審計經(jīng)驗，及時調(diào)整審計程序。

　　實現(xiàn)底稿的電子化，核心在于開發(fā)一套計算機(jī)軟件。開發(fā)計算機(jī)軟件有兩種方式：委托外單位開發(fā)和自行開發(fā)。軟件的開發(fā)一般利用已有的辦公軟件和數(shù)據(jù)庫軟件實施。可供利用的軟件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事務(wù)所應(yīng)結(jié)合自己的規(guī)模，選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫軟件。規(guī)模較大的公司或擬規(guī)模化發(fā)展的會計師事務(wù)所，建議自己招聘軟件人才自行開發(fā)，開發(fā)小組應(yīng)由經(jīng)驗豐富的審計人員和軟件人員組成。首先由審計人員提出各種需要，軟件人員在與審計人員充分溝通的基礎(chǔ)上編制電子底稿，并隨著會計和審計的發(fā)展不斷調(diào)整審計軟件，軟件應(yīng)該開發(fā)成網(wǎng)絡(luò)版而不是單機(jī)版。

　　在硬件方面，應(yīng)保證每位審計人員都有一臺筆記本電腦，每個審計小組應(yīng)具備一個集線器。審計人員在審計現(xiàn)場應(yīng)通過集線器將所有審計人員的電腦組成一個小的網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)信息的共享。

　　順利實施底稿的電子化，還需要對員工進(jìn)行大量的培訓(xùn)。培訓(xùn)主要應(yīng)著眼于解決兩個問題：①轉(zhuǎn)變審計人員的思想觀念，使其接受并樂于使用電子底稿；②提高審計人員的計算機(jī)使用能力，使其能熟練使用計算機(jī)編制電子底稿。

　　由于底稿的電子化需要較大的軟硬件投資和較多的培訓(xùn)工作，能否順利實施具有一定的風(fēng)險，事務(wù)所可以先在一部分計算機(jī)水平較好，審計業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的審計人員中試點，試點成功后再全面推廣，這樣，試用成功的示范作用可以有效減少推廣過程中的阻力。

　　電子化底稿應(yīng)注意的兩個問題

　　1.保密問題。審計底稿不僅涉及被審計單位的商業(yè)秘密，也涉及事務(wù)所自身的商業(yè)秘密。由于電子文件很容易被復(fù)制，也容易遭到黑客的攻擊，為了保護(hù)自身和客戶的商業(yè)秘密，事務(wù)所應(yīng)該為電子化底稿制定保密制度，從硬件和軟件兩個方面采取可行的措施，確保客戶的商業(yè)秘密不被泄露。

　　2.底稿的安全保管問題。審計工作底稿是出具審計報告的依據(jù)，是判斷審計責(zé)任的憑證。如何按法律、法規(guī)的要求保管好底稿是電子化底稿所要解決的一個關(guān)鍵問題。根據(jù)《獨立審計準(zhǔn)則第6號—審計工作底稿》的要求，當(dāng)期檔案自審計報告簽發(fā)之日起至少保存十年；永久性檔案應(yīng)長期保存。為了達(dá)到準(zhǔn)則的要求，事務(wù)所應(yīng)及時將已編制完成的工作底稿刻錄成光盤，將光盤保管在條件較好的儲藏室。（作者：魏先鋒 岳華會計師事務(wù)所）